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一旦发生旅游意外事故，旅行社负有为旅游者办理理赔事宜的义务，承保保险公司负有向旅游意外保险受益人赔付保险金的责任。
索赔的期限一般为事故发生之日起180天之内。具体赔付程序如下：
(一)取得有效凭证
1．费用凭证的取得
当旅游者在保险有效期内发生保险责任范围内的事故时，保险公司按旅行社方所提供的索赔凭证，决定赔款外汇或人民币，因此，陪同或客人在用外汇支付车费、医药费、急需用品费等费用时，要索取外汇发票。
2．有效凭证取得
旅行社除取得事故处理过程中所发生的费用凭证外，还必须及时取得事故发生地公安、医疗、承保保险公司或其分(支)公司等单位的有效凭证，并由组团社同承保保险公司办理理赔事宜。
(二)事故通知
事故发生后，全陪应协助地陪在24小时内通知当地分(支)社和当地保险公司，并在三天内向组团社递交书面报告。若延迟通知，使承保保险公司增加的额外察勘和检验等费用，将从所给付的保险金中扣还，所扣部分则由组团社承担，但因不可抗拒因素所导致的延误除外。
(三)事故核查
承保保险公司在接到旅行社报案后，进行调查核实，在核实期间，旅行社应做好协助工作，并向保险公司提供事故报告或出事地点当地政府的证明、县级以上(含 县级)公立医院出具的被保险人“死亡证明”或法医的“死亡鉴定书”，县级以上(含县级)公立医院出具的“残废证明书”及当地医院抢救治疗费用单据等。
(四)保险金的申请与赔付
1．保险金的申请
(1)被保险人身故时，由身故保险金的受益人作为申请人，填写保险金赔付申请书，在旅行社的帮助下，凭下列证明和资料向承保保险公司申请赔付保险金：
1)投保单位证明；
2)受益人的户籍证明和身份证明；
3)保险费收据；
4)公安部门或县级以上(含县级)公立医院出具的被保险人死亡证明；
5)事故发生地公安部门出具的意外事故证明；
6)被保险人的户籍注销证明；
7)身故处理或遗体遣返费用的原始凭证。
(2)被保险人残废，则由被保险人或其代理人作为申请人，在被保险人被确定残疾及程度后，填写保险金赔付申请书，并在旅行社的帮助下，凭下列证明和资料向承保保险公司申请赔付保险金：
1)投保单位证明；
2)被保险人的户籍证明和身份证明；
3)保险费收据；
4)为残疾人员提供医疗的医疗部门或由承保保险公司指定、认可的医疗部门出具的“残疾程度鉴定书”；
5)事故发生地公安部门出具的意外事故证明；
6)若代理人作为申请人，应提供授权委托书、身份证明等相关证明。
被保险人因意外伤害事故或突发急性病需救治时，由被保险人或其代理人作为申请人，在被保险人救治结束后，填写保险金赔付申请书，在旅行社帮助下，凭下列证明和资料向承保保险公司申请赔付保险金：
1)投保单位证明；
2)被保险人的户籍证明和身份证明；
3)保险费单据；
4)县级以上(含县级)医疗单位或由承保保险公司指定、认可的医疗单位出具的附有检查报告的医疗诊断书、病历和医疗费用原始凭证；
5)事故发生地的公安部门出具的意外事故证明；
6)护送交通费的原始凭证；
7)若代理人作为申请人，应提供授权委托书、身份证明等相关证明。

意外保险主要因素 ：
1.外来
所谓外来的，指伤害的原因为被保险人自身之外的因素作用所致。比如机械性的碰撞、摔砸、打压以及咬伤、烫伤、烧伤、冻伤、电击、光辐射等因素所致的物理性损伤，及酸、碱、煤气毒剂等因素所引致的化学性损伤。
这些外来的因素，需致使人体外表或内在留有损害迹象。
2.突发
所谓突发的，是指人体受到猛烈而突然的侵袭所形成的伤害。伤害的原因与结果之间具有直接瞬间的关系。如交通事故中的撞车、天空坠落物体的砸压等引起的伤害、死亡则是突发的，瞬间完成的。
长期在某种环境条件下工作造成身体的伤害，不属于意外伤害，如长期在恶劣环境下工作造成的职业病，与突发偶然形成身体的伤害是有区别的，前者不属于伤害保险的范围。
3.非本意
所谓非本意的，是指非当事人所能预见，非本人意愿的不可抗力事故所致的伤害，对于伤害的结果是意外，而原因非意外的伤害不能认定为意外伤害，如在高速公路上以超过限速标准的速度驾驶导致的身体伤害。
对于这种完全可以预料的，也是完全可以防止的伤害，不属于意外伤害。
4.非疾病
所谓非疾病的，是指损害的造成不是由被保人身体本身的因素或疾病引起的。如骨质疏松导致的病理性骨折，或肝炎病毒引起的爆发性肝炎均为疾病所致的伤害。
以上四要素对构成意外伤害缺一不可，对认定伤害保险事故时必须同时满足要求。